Teknis Penulisan Surat

Pendahuluan

Dalam kehidupan sehari – hari kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan produk komunikasi tulis yang paling banyak dibuat oleh perseorangan, lebih – lebih dari suatu organisasi. Dari segi pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat maca yaitu

  1. Surat pribadi
  2. Surat dinas pemerintahan
  3. Surat bisnis
  4. Surat social

Ciri – ciri surat yang baik antara lain :

  1. Menggunakan kertas yang tepat (ukuran, jenis, warna).
  2. Menggunakan bentuk surat yang standart.
  3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
  4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas.
  5. Menggunakan bahasa yang jelas.
  6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.
  7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
  8. Tidak menggunakan singkatan kecuali yang lazim digunakan.
  9. Tidak menggunakan kata – kata yang sulit dan istilah yang belum ada dimasyarakat.

Kesalahan dari segi bahasa yang sering ditemukan dalam surat menyurat umumnya sebagai berikut .

  1. Pemakaian huruf capital dan huruf kecil serta penulisan kata, banyak yang salah.
  2. Pemakaian kata atau istilah, banyak yang tidak tepat.
  3. Kalimat sering tidak lengkap, berbelit – belit dan bertele – tele.
  4. Sususan isi atau komposisi surat banyak yang tidak diatur.

Bagian-bagian Surat

Bagian atau unsur surat mulai dari kepala surat sampai kaki surat seluruhnya ada empat belas. Namun< yang akan diulas disini hanya dua, yaitu alamat tujuan dan isi surat.

Alamat Tujuan

Alamat tujuan surat ada dua macam :

  1. Alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat.
  2. Alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.

Penulisan alamat tujuan harus memperhatikan segi kepraktisan dan kejelasan karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat.

Dalam praktik pemakaian, penulisan alamat tujuan banyak mengandung kelemahan dankelemahan ini kurang disadari oleh penulis surat. Untuk itu, perlu diperhatikan petunjuk berikut ini.

  1. Dalam penulisan alamat tujuan, kata kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat, yaitu dibagian tengah amplop.
  2. Ungkapan yang terhormat (disingkat yth) juga tidak selalu dipakai. Ungkapan yth. Dipakai
  • jika surat yang dituju kepada seorang yang dihormati; jika seorang bawahan mengirim surat kepada atasannya; atau jika sebuah perusahaan mengirim surat kepada relasinya.
  • Jika surat ditujuakan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi atau unit organisasi.
  1. Pada akhir setiap baris, termasuk setelah baris terakhir yang biasanya berisi  nama kota,nama daerah, termasuk nama negara, tidak diberi tanda titik, kecuali bila ada singkatan.
  2. Dalam penulisan alamat tujuan dapat dipakai singkatan yang lazim dengan mengindahkan ketentuan penulisan singkatan yang berlaku (lihat pedoman EYD).
  3. Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Kode pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wlayah/lokasi alamat yang dituju.